如何设置网易企业邮箱的数据保留策略?

作者：网易企业邮箱    发布时间：2025-12-08 18:57:12  访问量：7  

如何设置网易企业邮箱的数据保留策略?

网易企业邮箱的数据保留策略可通过管理员后台的全局清理设置、归档备份功能实现，普通用户也能自定义个人邮件保存规则，适配企业全局管控和个人按需设置，具体操作如下：

1、管理员全局统一设置自动清理规则

该方式适合企业对所有员工邮箱统一规范数据保留时长，避免冗余数据堆积。管理员登录网易企业邮箱管理后台后，依次进入 “组织与用户”→“邮箱管理”→“存储管理”;在 “自动清理设置” 板块勾选 “启用自动清理”，随后可按需求设置规则，时间上可选 30 天 / 90 天 / 180 天或自定义天数，邮件类型上能指定仅清理垃圾邮件或已删除邮件;若有特殊需求，还可添加重要部门或高管邮箱到白名单设为例外，设置完成点击 “保存”，系统会在次日凌晨执行首次清理。

2、开通归档功能实现长期保留

适合金融、法律等需长期留存数据的行业，保障数据合规可追溯。管理员登录管理后台购买并开通萨班斯归档功能，开通后系统会实时归档所有往来邮件，且不占用员工邮箱本身的存储空间。企业可自主设置归档数据保留周期，从 1 年到永久保存均可选择。即便员工邮件被彻底删除，也能从归档系统中恢复，误删邮件还会额外留存 180 天供恢复。

3、通过自主备份功能留存指定数据

可针对性备份特定部门或岗位的邮件数据。管理员进入管理后台后，按 “应用中心 — 我的应用 — 自主备份 — 去使用” 的路径操作，点击 “新建备份”，设置接收备份邮件的 “主备份邮箱” 以及需备份的目标邮箱，比如将销售部所有邮箱数据备份至部门主管邮箱。设置后被备份邮箱的后续收发邮件会自动同步到主备份邮箱，且员工无感知。

4、离职员工邮箱数据专项保留

避免员工离职导致数据丢失，管理员在后台找到离职员工账号并选择 “账号注销” 时，勾选 “保留邮件数据”，同时指定接收账号(如直属主管邮箱)，系统会自动将该账号所有邮件迁移至目标账号。另外，删除成员后的 30 天内，也可进入管理后台的邮箱回收站备份离职员工邮件，若未清空回收站，180 天内还能通过 “账号回收站” 恢复完整数据。

5、普通用户自定义个人邮件保存规则

员工可按需调整个人邮件的保存方式。一方面，登录个人网页端邮箱，点击 “设置> 常规设置”，在 “发送邮件后设置” 模块选择 “全部保存到已发送”“部分保存” 或 “不保存” 的规则;另一方面，若想自定义已删邮件保留时间，可进入 “设置”-“邮箱清理”，自定义已删除邮件文件夹的清理时间，最长可设置保留 30 天。

6、客户端协议设置保障服务器数据留存

若员工用客户端收取邮件，可通过设置协议避免服务器端邮件被误删。若使用 POP3 协议，在网易邮箱大师等客户端的账号接收设置中，取消勾选 “在收取邮件后从服务器上删除它们”;若为 IMAP 协议，因默认通常同步客户端与服务器状态，避免直接彻底删除邮件，可将重要邮件移动到专属文件夹留存，防止服务器端数据同步删除。

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